La protezione dei dati personali dei clienti

19/07/2012

di Alessandro Zaccarini

Nel numero precedente, parlando di Isvap e sanzioni agli intermediari, abbiamo cercato di dare una definizione di "rischio operativo". Tra tali rischi uno dei più sottovalutati è rappresentato dalla "Privacy", o più correttamente dalla "Protezione dei dati personaliÂâ€� dei clienti" Spesso accade che si proceda a certificare la corretta gestione agenziale dei dati sensibili (tramite lÂ’apposito modulo di informativa privacy) senza aver preso coscienza di cosa questo implichi davvero dal punto di vista pratico.

Prima di tutto è bene precisare che la documentazione di polizza e ogni altro documento contenente dati sensibili va conservato in un luogo protetto, meglio se un armadio dotato di serratura, che deve essere posto in un luogo non direttamente raggiungibile da "estranei" o comunque sotto il controllo del personale di agenzia. Naturalmente la documentazione deve poter essere consultata e questo ci porta al primo problema pratico fondamentale: come gestire le carte una volta estratte dallÂ’archivio? Partendo dal principio della protezione degli altrui dati sensibili è fondamentale non lasciare documenti esposti alla vista di terzi, quindi gli stessi non andranno abbandonati su scrivanie o scaffali lasciandoli esposti agli occhi dei passanti: dovranno essere riarchiviati o quantomeno occultati all'interno di cartelline o archiviatori. Non cÂ’è niente di peggio che accogliere un eventuale ispettore Isvap in un ufficio saturo di carte riportanti dati sensibili dei propri clienti ben esposte alla vista! Quindi ogni operatore dovrà essere consapevole della posizione e dell'ordine della documentazione da lui gestita.

Altra questione sottovalutata: la firma dell'autorizzazione all'uso dei dati personali. In generale possiamo individuare 3 livelli di “privacyÂâ€�: il primo è obbligatorio, permette all'intermediario di raccogliere i dati fondamentali del cliente al fine della stipula del contratto; il secondo autorizza all'invio di informazioni e materiale pubblicitario da parte della stessa agenzia; il terzo autorizza tale invio da parte di altri soggetti collegati. L'intermediario dovrà quindi sempre verificare la rispettiva autorizzazione prima di inviare pubblicità al proprio cliente; da ciò discende che le informative privacy firmate dovranno essere archiviate con un criterio che permetta di recuperarle per controllare la scelta fatta dal cliente (tali documenti possono anche richiesti dal Garante della Privacy in caso di indagine inerente illeciti in materia).

ALCUNI CONSIGLI PRATICI:

"Ricevuta di avvenuta consegna dellÂ’informativa precontrattuale": l'art. 49 del Regolamento Isvap 5/2006 prevede che la consegna della documentazione di informativa precontrattuale debba risultare da “…"...un'apposita dichiarazione, redatta con caratteri idonei per dimensione e struttura grafica, da far sottoscrivere al contraente". E' quindi opportuno predisporre un documento apposito, riportante la lista di tutta la documentazione prevista, da far firmare al cliente. Esso andrà poi archiviato in cartella di polizza (rendendo peraltro superfluo archiviare le copie di 7A e 7B firmate dal cliente). Per quanto riguarda ARAG, tale documento è scaricabile dal portale ARAG2Web.

"Firme sui contratti": il quantitativo di firme richieste da un contratto assicurativo è divenuto nel tempo decisamente importante! Spesso questo può portare ad una disattenzione del cliente che all'atto della stipula dimentica di firmare uno o più dei campi previsti. Diviene quindi fondamentale controllare accuratamente il simplo di polizza prima di procedere allÂ’'archiviazione al fine di evitare il problema. Il discorso può sembrare banale, ma la mancata firma di un campo obbligatorio potrebbe comportare l'impossibilità di effettuare alcune azioni da parte della Compagnia (si pensi al recupero di un premio non pagato o di importi anticipati prima della chiusura di un sinistro). Peraltro la stessa Isvap è notoriamente molto severa sul controllo delle firme contrattuali.

 


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