Organizzazione pratica dell'attività: alcuni consigli

18/04/2012

"Chi siamo? Quanti siamo? Cosa facciamo?": ogni intermediario responsabile (per esempio l'agente) deve sempre essere in grado di rispondere a queste 3 domande. Per farlo il metodo più semplice è di costituire un censimento a cui far risalire la gestione delle posizioni sul Registro degli Intermediari, i vari mandati e contratti, il portafoglio individuale e infine il computo delle ore di formazione annuali. Ogni Compagnia ha di norma già predisposto tale strumento (di solito sul proprio portale web), è compito dell'agente tenerlo aggiornato.

"Conto separato questo sconosciuto" (artt. 54 e 54bis Reg. Isvap 5/2006): l'intermediario può scegliere se costituire un conto corrente separato o stipulare una fideiussione a tutela dei propri clienti. La seconda elimina l'obbligatorietà del primo. L'intestazione del conto deve indicare necessariamente la qualità dell'intermediario che lo utilizza, quindi non è corretta una intestazione riportante la semplice ragione sociale o il nome dello stesso. La fideiussione esenta dalla tenuta del conto separato e dall'obbligo di versamento dei premi entro i 10 giorni, ma non solleva l'intermediario da una corretta e puntuale gestione contabile, dall'esclusiva accettazione dei mezzi di pagamento previsti e dalla correlazione degli stessi con la registrazione a foglio cassa (tanto che i più "saggi" continuano ad usare il proprio conto corrente come se fosse ancora separato, anche dopo aver sottoscritto la fideiussione).

"7B il passaporto dell'intermediario": questo documento deve contenere tutte le informazioni atte ad identificare la persona che gestisce il rapporto assicurativo con il cliente, oltre all'indicazione delle provvigioni Rc auto, di potenziali conflitti di interesse, etc. Tutte queste informazioni sono soggette nel tempo a variazioni ed aggiornamenti: ciò fa quindi propendere per la scelta di consegnarlo al cliente ad ogni operazione che comporti la sottoscrizione di una polizza, fosse anche solo una mera sostituzione. E' quindi sconsigliabile pensare che sia sufficiente consegnarlo una volta per tutte allo stesso cliente.

"Certificare l'adeguatezza di un contratto": operazione in teoria quasi impossibile, vista la complessità dell'analisi della posizione assicurativa di ogni cliente, è comunque obbligatoria. L'unico modo pratico per perseguirla è l'utilizzo di un questionario da sottoporre al cliente; esso dopo la compilazione va archiviato e conservato insieme al simplo di polizza. E' sempre consigliabile utilizzare il modello fornito dalla Compagnia mandante.

"I 3 pilastri della correlazione": ogni incasso si basa su 3 pilastri fondamentali, il mezzo di pagamento utilizzato dal cliente, la quietanza e la registrazione a foglio cassa. La correlazione è il filo rosso che li unisce. Non è scontato affermare che la ricostruibilità di ogni operazione si basa sulla corretta gestione di questi 3 fattori: facciamo l'esempio di un premio pagato tramite assegno, la data su questo apposta dovrà necessariamente coincidere con la data trascritta sulla quietanza consegnata al cliente, così come la registrazione dovrà essere tempestiva e dovrà anche indicare la data di pagamento effettiva del cliente. Tutto ciò al fine di rendere rintracciabile ogni operazione effettuata, a tutto vantaggio di una potenziale quadratura di cassa magari effettuata proprio da ispettori Isvap.

"Siti web... un'arma a doppio taglio": il web è un eccezionale strumento pubblicitario, ma è necessario prestare attenzione a ciò che si pubblica, all'aggiornamento delle informazioni inserite nei siti, ai marchi e in generale a tutto quanto che potrebbe informare o "dis-informare" il cliente. Naturalmente anche questo settore è attentamente osservato dall'autorità di vigilanza  (anche se ad oggi non si ricordano sanzioni specifiche), quindi la via della Rete va intrapresa solo se si è certi di quello che si sta facendo e si è consapevoli del fatto che si dovrà dedicare tempo all'aggiornamento dei contenuti pubblicati. In ogni caso prima di pubblicizzare il marchio di una Compagnia è necessario richiedere apposita autorizzazione alla stessa.


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